【この4つを押さえればOK！】成果をあげる会議のやりかた
どうも。
一雄です。
今日は生産性がグンと上がる会議のやり方について書いていこうと思います。
会議と聞くと、ほとんどの方が儀式のようなものと捉えていると思います。
とりあえず参加はするものの毎回同じような内容で、喋る人間も同じ。
欠席しようものなら上司から激怒されるが、その上司も会議の意味を理解していない。
一体何についての議論なのかも不明。
はっきり言って時間の無駄！
内容をまとめたものをあとでメールしてくれればそれで済むのでは？
経費の無駄じゃない？
色々なマイナスの感情を生む会議があなたの会社でも行われているのではないでしょうか。
私も以前は全く同じようなことを考えていました。
ですが自分が管理職となった時、会議の必要性を強く実感しました。
会議は正しいやり方で行えばとても有意義なものとなります。
では、どのようにして行えば良いのか。
詳しく説明していきます。
1.議題を事前に共有する
会議が始まってから議題を発表することってないですか？
「今日は◯◯について話していきましょう！」
急に議題を発表されて、
「何か意見ある方いますか？」
みたいな事聞かれても普通は意見なんかでませんよね？
たまに得意な人がいてスラスラ意見できる人もいますが、ほとんどの方はできないと思います。
まずは考える時間がほしいですよね。
会議が始まっても意見が出なかったり、静かな雰囲気が多い場合は考える時間がないことが多いです。
参加者が事前に議題について知っていれば、じっくり考えて会議に臨むので意見を交えることも多いと思います。
有意義な会議を行うためにもまずは事前に議題の共有をしておきましょう。
2.会議で決まったことはすぐやる
せっかく有意義な会議をしても決まったことをやらなければ何の意味もありません。
「会議をする」こと自体が目的ではなく、あくまで「成果をあげる」ことが目的のはずです。
貴重な時間と人件費を投入して決定した事項なのですぐ取り掛かるようにしましょう。
内容によってはすぐに答えがでない場合もあります。
人は答えがでにくい仕事は後回しにしがちですが、こういった手間のかかる仕事ほどすぐに取り掛かるべきです。
メリットは3つあります。
- スケジュールの見積もりを立てやすい
取り掛かってみて「意外と時間が掛かるな」と判明することがあります。
そうした場合でも早期に着手することで後々のリスケが効き、前もって仕事を終わらせることができます。
- 6割ほどの完成度で一度提出する
すぐに取り掛かることで、ある程度仕事が進んだら一度上司や同僚に見せて相違がないかのチェックができます。
早期に判明すれば軌道修正もしやすく、効率的な仕事ができます。
この「6割ほどの完成度で一度提出」というやり方は色んな場面で役に立ちます。
詳しくは下記のリンクで説明してます。
↓ ↓ ↓ ↓ ↓
- 予期せぬトラブルにも対応できる
急遽、別の仕事で時間を取られるようなことがあっても、すぐに着手していれば時間的にも精神的にも余裕が生まれますので対応しやすくなります。
このように会議で決まったことをすぐやることで最速で成果を上げることができるようになります。
3.簡易的な議事録の作成する
会議をしたら必ず議事録を書くようにしましょう。
目的は2つあります。
「決定事項の明確化」と「行動計画」です。
決定事項の明確化とは、会議で決まったことを改めて文字にすることで曖昧だった部分が浮き彫りになります。
これについて明確にすることで、後々の言った言わないのトラブルを防ぐことができます。
行動計画とは、会議で決定したことをいつ・誰が・何を・いつまでにをきちんと書くことで戦略をたてやすくします。
これがしっかりしていないと前にも触れた「会議で決まったことをすぐやる」ができなくなってしまいます。
議事録自体をしっかり丁寧に一語一句書く必要はありません。
「決定事項の明確化」と「行動計画」をきちんと表記していれば箇条書き程度で十分だと思います。
議事録作成が目的ではないのでそこは注意しましょう。
4.会議は目的意識をもって参加する
「なんのために会議に出るのか、なにを決める会議なのか」
これをきちんと理解しておく必要があります。
なにを決める会議なのかは事前に上司や進行役の人に聞けばいいです。
そこを理解したうえでなんのために出るのかを考える必要があります。
なにを決める会議なのかを上司に聞くと、たまに
「俺も聞かされてないんだよね」
などと返ってくることがあります。
こういう会議は会議のための会議である可能性が高いので出なくてもいいです。
その際はきちんと上司に断りをいれましょう。
きっとその上司は激怒すると思います。
ですがこちらもわざわざ自分の時間を削って参加するので対価がないといけないわけです。
下から圧をかけることで上司も動くようになります。
そうなれば会議の意味を真剣に考えるようになります。
会議は仕事をするうえで絶対に必要です。
なのでその会議が儀式化しないように、きちんと有意義なものとなるように各個人が意識的に考える必要があります。
さいごの「目的が不明なら参加しない」はなかなか出来る事ではないと思います。
ですが会議の在り方について職場でもう一度話し合ってみるものいいかもしれません。
誰しも無駄な時間は使いたくないと思っていますし、同じように不満に思っている人も多いと思います。
少しでも誰かの役に立てたら幸いです。
本日もここまでお読み頂き有難う御座いました。
【関連記事】
Follow me!
