仕事ができるサラリーマンの時間の使い方
どうも！
一雄です。
今日は仕事のできる人の時間の使い方についてお話していこうと思います。
皆さんの職場にもいますよね、仕事のできる人。
同じ一日でも仕事ができる人とできない人ではまるで生産性が違います。
その違いはなんなのでしょうか。
今回のテーマは「時間の使い方」に焦点をあててお話していこうと思います。
仕事のできる人は成果に繋がる仕事を常に意識しています。
仕事のできない人は作業量を意識しがちです。
わかりやすいのが「残業」です。
仕事のできない人は夜遅くまで職場にいることで一種の満足感を得ている傾向にあります。
例えばこんな感じ。
定時も過ぎて職場にはポツポツとしか人が居なくなります。
仕事ができない人の行動パターンですが
①しばらくネットサーフィン
②お腹が空いてきたので同僚と近くのすき家へ
③お腹いっぱいになり、「さて！頑張るぞ！」と気合いを入れる。
④その前に缶コーヒー片手に一服タイム
⑤1時間ほど馬鹿話に華を咲かせ、ようやく机に戻る
⑥夜も遅くなってきてるのでなかなか集中できずに気付けばネットサーフィン。
⑦時計を見て「やばい！もうこんな時間！」と焦り、とりあえずFAXだけでも送っておこうと１枚作成→送信
⑧とりあえず夜も遅いし、続きはまた明日やろう
⑨退社
こんなルーティンに心当たりないでしょうか。
まさに昔の私がこれでした。
この場合結果として残業をしてやった仕事は
「FAXを1枚送った」だけ。
本当に集中すれば1分でできることをダラダラと時間をかけて行うわけです。
仕事のできる人はこんな事は絶対にしません。
仕事のできる人は同じ時間のなかで作業をしても成果、スピード、生産量が格段に違います。
何が違うのか。
まずは「段取り」です。
仕事のできる人はいきなり作業にとりかかりません。
まずは仕事の全体像を把握し、ゴールまでのシミュレーションを行います。
そこから逆算して頭の中でブロックを作り、あとはひとつひとつクリアしていきます。
例えば会議の資料を作らなければならない。という仕事があったとしたら、
仕事ができない人はいきなりエクセルで資料を作り始めます。
とりあえず思いつくかぎりで作成していくので内容に行き詰まることになり、手が止まってしまいます。
そうは言っても期日があるので内容そっちのけで当たり障りのない資料を作成します。
なんのために会議をするのか。
そのための資料作りであるはずなのに、資料を作ることが目的になってしまいます。
仕事ができる人は違います。
まずはなんのために会議をするのか、なにを決定したいのかを明確にします。
その上で読む人の目線に立って資料を作っていきます。
なにが疑問なのか。
なにを知りたいのか。
なにを決めたいのか。
それらを踏まえた上で作成していきますので、読む人からするととても見やすい資料になります。
またなんのための会議なのかも明確なため、会議自体もスムーズに進みます。
２つ目は「人を使う」です。
仕事のできる人はひとりで仕事をしません。
同僚や部下、ときには上司までも使い仕事を回していきます。
自分にしかできない仕事を優先的に消化していくので、誰でもできる仕事は他に回します。
先ほどの資料作成を例にとると会議資料の要点や構成には参加しますが、実際エクセルで入力していく作業なんかは事務さんに任せたりします。
ここで大事なのがやはり段取りです。
段取りなしに周りに仕事を振ると、振られたほうは「なにをすればいいのか」よくわからず、また聞きにくるようなことになります。
そうなると二度手間なので、仕事のできる人は必ず思いやりを持って仕事を振ります。
つまりお願いされる側の立場に立って「ここまで段取りしてからお願いすればやるほうは楽だよな」までしてから仕事を振るのです。
なので仕事のできる人の周りには常に人がいますし、仕事を振られても嫌な顔せず仕事に取り組む体制になっているので優秀なチームとなりやすいです。
反対に「あいつの仕事面倒くさいよな」と噂されてるような人はだいたい仕事を押し付けている傾向が強いです。
相手を思いやって仕事をすることが重要なのです。
３つ目は「大枠ができたら一度見せる」です。
これは結構重要になります。
どういうことかと言うと、例えば資料作成を例にすると
完璧に仕上げてから提出する人がよくいます。
自分なりに完璧に仕上げたつもりですが、ビジネスの場では自分なりにというのは無意味です。
相手のあることなので常に相手の目線で考えなければなりません。
自分なりに時間をかけて作成した資料も色々ダメ出しを受けて再度やり直しとかになればまた時間がかかります。
仕事のできる人は大枠が出来た段階で一度提出します。
「先日の件ですが、大枠が出来ましたので取り急ぎご報告します。修正点等あればお申し付けください」などラフを一度見せるのです。
そこでもし先方との間で相違があれば早めの段階で修正がかけられるので後々時間を無駄にすることがなくなります。
この6割程度できたら一度提出するというのは他にも仕事が早いなという印象を与えることにも繋がります。
依頼者側は頼んだ仕事の進捗が気になるものです。
期日は1週間後と設定して1週間後に出すひとは少し考え方を改めたほうが良いです。
期日が1週間後ならまず3日目くらいで一度ラフを提出します。
そうすることでまだ6割くらいの完成度ではありますが依頼者側はしっかりやってくれているのだと安心することになります。
仕事ができる人はこういった印象操作も取り入れて仕事を行います。
最後にもう一度「思いやり」について
仕事とは自分でやるものではなく色々な人が絡み合って成立します。
いわばリレーのようなものです。
必ず自分の後に仕事をする人が待っています。
その人にしっかりバトンが渡せるように思いやりを持つことが重要です。
約束の期日より1日早く提出することや
受け取った側がストレスなく仕事に取り組めるように段取りして依頼する。
ちょっとした気遣いが後々大きな成果に繋がることは多々あります。
きっとみなさんの周りにいる仕事ができる人とは気遣いも出来て周りがよく見えている人なのではないかと思います。
テクニカル的なことはいきなり実践するのは難しいと思いますが、メンタル的な相手を想って仕事をするという気持ちは意識次第で簡単に行うことができます。
まずはそこからスタートしてみてはどうでしょうか。
この記事が少しでもみなさんのきっかけになればと思います。
本日もここまでお読みいただきありがとうございました。
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