仕事ができるサラリーマンのメール術
どうも。
一雄です。
今日は仕事ができる人のメール術について書いていこうと思います。
ビジネスの世界においてメールはもはや定番の情報伝達手段となりました。
近年はLINEやその他SNSで行うことも増えてきましたが、まだまだメールを使う機会も多いと思います。
当たり前にやっている作業だからこそ無駄なく効率良く使うのが仕事ができる人の特徴です。
さてメールとは具体的にどのように使えばいいのか。
ちょっとした事ですがそれを意識するかしないかで仕事のスピードが全然違いますので試しにやってみてください。
①メールは手段であって目的ではない
メールとはそもそも情報伝達や連絡事項の共有という本来の業務を手助けしてくれる手段です。
いくらメールを送っても売上は上がりませんし、業績もあがりません。
本来の価値を生み出す作業(=価業)の手助けをしているだけにすぎません。
多いのが仕事の時間に一生懸命メールの作成を行なっている人がいます。
一見忙しそうに仕事をしているように見えますが、実際価値のあるものを生み出せてはいません。
仕事のできる人からすると
「メールばかりしてないで仕事をしろ」
と思われてしまいます。
仕事のできる人はメールは手段であって目的ではないことを知っているのです。
②メールはスキマ時間を利用する
スキマ時間とは移動時間であったり、アポイントとアポイントの間の僅かな時間のことを言います。
仕事ができる人は就業時間中にゆっくりメールの返信はしません。
スキマ時間を最大限に使います。
例えば電車を待つ5分や電車に乗っている10分、それこそエレベーターを待つ数十秒でもメールの返信に充てたりします。
余談ですが仕事のできる人は移動時間が15分以上となる場合(新幹線や飛行機での移動)はメールの返信はせず、読書などの自己成長に時間を使います。
これについて詳しくはまた別の記事で書こうと思います。
スキマ時間を有効に使うためにはどういう内容のメールを返信するか事前に決めておくことが必要になります。
何も考えずスキマ時間を迎えると打つ内容に迷ってしまい結局何もできずに終わってしまう可能性があります。
あらかじめ要点をまとめておくなどしてスキマ時間をフル活用できるように準備しておきましょう。
③頻繁にメールチェックしない
あなたは1日どれくらいメールの受信があるか数えたことはありますか？
たとえば1日で30件ほどのメールを受信したとして、受信するたびにすぐ返信する人がいます。
一見レスポンスが良くて仕事ができるように見えますが、それは違います。
メールを受信するたびに本来の業務の手を休めるため集中力が途切れ、注意散漫になる恐れがあります。
なのでメールはイチイチ確認してはいけません。
基本的にメールとはお手隙の際にご確認下さいというものであって、すぐに回答がほしい場合は電話を掛けてくるはずです。
放置しすぎるのも良くないと思いますが、基本的には24時間以内に返信すれば非常識にはならないと思います。
④結論から書く
メールの書き方でやたら前置きが長い人がいます。
時候であったり、先日の会食かなにかのお礼であったり、近況を伺うような書き方をする人が多いです。
基本的にビジネスで使うメールは結論から先に書くほうが要点を伝えやすいです。
愛しい人への手紙ではないので決して失礼にはあたりません。
本文の最後にお礼などは述べれば十分です。
⑤件名に力を入れる
件名に「田中です」などと入れる人がいます。
知ってます。相手も登録してますので。
件名にはどういった内容のメールなのかを説明する文を打ったほうが受け取る側は助かります。
「会議日程変更の件」
「忘年会の会場について」
「ゴルフコンペのご案内」
具体的に書くことによって受け取った側の対応スピードも違います。
すぐに確認したほうが良さそうか後に回しても良いものかを判断する基準になります。
また件名に【大至急】などと急かすようなフレーズを入れる人もいますが絶対にやめましょう。
急いでるのはあなただけで、相手には関係のない話です。
そんなに急いでるのなら電話を掛けて確認するほうが良いでしょう。
⑥期日の提示を行う
確認してほしいことや調べてほしいことがある場合、いつまでに回答がほしいかを相手に示す必要があります。
何も書かずに送ってしまうと相手も軽く受け取り、そのまま流れされてしまうこともあります。
期日が明確なら「ここまでには回答しないと！」と気合いも入るので、仕事の効率があがります。
メールで送るくらいなので緊急性はないと思いますから、少し間隔を広く空けて期日の指定を行えば受け取る側にも失礼にはなりません。
調べ物などのメールを送る際には期日は必ず設けるようにしましょう。
⑦電話に切り替える場合
何でもかんでもメールで済ませようとして逆に非効率になっていることがあります。
説明の難しいことや、メールにするととんでもなく長くなりそうなこと、あとは言いにくいことは電話で済ませたほうが良いこともあります。
あまりないとは思いますが取引先への謝罪もメールにする人がいます。
極端な例ではありますが、文章だとどうしても伝えにくいことも仕事をしているとありますので、そこは臨機応変に対応していく必要があります。
いかがでしたでしょうか。
仕事のできる人はメールを送るにもひと工夫をしますし、受け取る場合もひと工夫します。
ちょっとしたことですが塵も積もれば山となるで、大きな差になっていきます。
今回書いた7つの方法は決して難しいことではないので、すぐに実践できると思います。
この記事を読んでくれた方に少しでも良い影響が与えられたら嬉しい限りです。
今回もここまでお読みいただきありがとうございました。
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